机关实务小技巧 | 如何做一个合格的会议主持人
本书将复杂的办会工作拆解成5步22招,从人、文、钱、财、物、事等向度阐述办会规范、提炼办会技巧,针对机关6大类常规会议给出案例与精析,是党政机关工作人员处理会议事项的常备工具书。
主持人的主要职责是引导会议以高效的方式、在计划时间内完成预定议程,实现会议预期目标。会议讨论和决策过程中,主持人的这种引导作用更加重要。同时,主持人也要参与一些会前和会后的会务工作,如制定会议方案、设计与布置会场、总结会议成效等。
主持人是会场的灵魂,通常由一位具有一定地位的领导者,或富有威望和影响力的人来担任。从素质要求看,主持人应当具有得体的外表形象、流利的语言表达力、敏锐的观察力、灵活的应变力、时间和情绪管理力,善于分析和综合,并富有幽默感,等等。
做一个合格的主持人,
还需要加强以下六个方面的训练
一是保持中立。
在会议中,不发表自己的意见,也不评论他人的意见,积极建立与参会者之间的信任关系。
二是树立威信。
在会议一开始就树立起威信,有效引导会议的进程。主持人开场白要清晰明了地向参会者介绍会议的目的和议程,强调开会的目的、意义、要求和注意事项。
三是公平待人。
在提问和讨论的过程中,主持人要掌控现场,确保参会者都有平等的发言机会,发言者在发言过程中不会受到人身攻击,无人独霸会场、控制话语权等。
四是管理时间。
控制好会议进程,按时开会,准时结束。会议开始时,要详细介绍每个议题所需的时间和注意事项,避免会议无关话题占用时间。
五是注意倾听。
耐心细致倾听每个发言者的讲话。让职位低的人先发言,领导发言在后;如果领导先发言,往往会给职位低的人暗示和压力。
六是关注参会者情绪。
在会场气氛紧张或冷场时,主持人要当机立断,出面干预,运用自己的职权和应变能力,缓解和活跃气氛,引导会议顺利进行。
01
链接:遇到冷场时主持人如何应对
主持人组织参会者就某个议题进行讨论,遇到冷场时可以考虑采取以下措施:
先静等一会儿,观察大家的举止,是否有人正在酝酿发言;
明确表达希望听到参会者发表意见和建议;
再次介绍这个议题的内容,确认大家都已弄清;
绕开这个议题,先进入下一个议题;
先休息五分钟,回来再讨论;
自己发言阐述观点,引导大家思考;
指定某个重要的参会者先发言,随后可采取自由发言,或按座次、职务高低,以及由上一个发言者指定等方式确定后续的发言人。
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